|
نرم افزار دبیرخانه و مدیریت گردش مکاتبات اداری
معرفی نرم افزار دبیرخانه و مدیریت گردش مکاتبات
اداری
نرم افزار دبیرخانه و گردش مکاتبات اداری حساب جامع با بهره گیری از آخرین فن آوری Oracle (به عنوان پایگاه داده و ابزار توسعه) توانمندی های قابل توجهی را در اختیار سازمانها ی استفاده کننده قرار می دهد. با ایجاد دبیرخانه های متعدد و بهره برداری تحت وب در شبکه داخلی یا از طریق internet ، مخارج سازمان های بزرگ کاهش پیدا کرده و امکان مدیریت مکاتبات به صورت غیر متمرکز و در گستره جغرافیایی وسیعتر فراهم میشود.
با بکار گیری زیر سیستم بایگانی (آرشیو )این امکان فراهم شده است تا کلیه اسناد مکاتباتی سازمان در یک ساختار قابل تعریف در بانک اطلاعات سیستم ذخیره گردیده و تصاویر مربوطه به طرق مختلف و در بخش های سیستم در کنار رکورد مشخصات نامه ها، صورت جلسات، ارجاعات و غیره ، به راحتی دریافت و مورد استفاده قرار گیرد.
از جمله امکانات دیگر سیستم قابلیت استفاده از راه دور (شبکه اینترنت) می باشد. معنی این سخن آن است که دبیر خانه های سازمان میتوانند در هر مکان جغرافیایی واقع شده و با اتصال به یک سیستم و بانک اطلاعاتی متمرکز نیاز های خود را بر طرف نمایند.
این نرم افزار برای سازمان های کوچک و متوسط و نیز پروژه ها به همان ترتیب قابل بهره برداری است. کامل بودن امکانات، سهولت در استفاده ، امنیت اطلاعات و صفحات مناسب از خصوصیات بارز این نرم افزار بوده و دفاتر ، منشی ها و بدنه سازمان به سرعت به آن علاقمند می شوند.
خلاصه امکانات سیستم
مدیریت اطلاعات پایه
- تعریف سازمان ، واحد ها و پست‌های سازمانی
- تعریف دبیرخانه‌ها به تعداد مورد نیاز
- معرفی سازمان ها و اشخاص طرف مكاتبات بیرونی
- ارائه تعاریف و نحوه تنظیم شماره نامه های صادره ، داخلی و صورت جلسات سازمان به ازای هر دبیرخانه
- ایجاد کارتابل های مورد نیاز و تعیین و کنترل دسترس پذیری آنها
- ارائه مشخصات قالب های آماده (Templates)جهت استفاده در تایپ نامه ها و صورت جلسات
- ارائه طبقه بندی مورد استفاده در بایگانی مکاتبات متعلق به هر دبیر خانه
- ارائه مقادیر پارامتر های تنظیم سیستم به ازای هر دبیرخانه
- ثبت تقویم شمسی و میلادی
مدیریت مکاتبات اداری (عملیات دبیرخانه)
- ثبت مشخصات نامه‌های پیشنویس، وارده، صادره، داخلی و صورت جلسات
- تایپ متن نامه های صادره، پیش نویس و داخلی و نیز صورت جلسات با فراخوانی نرم افزار MS. WORD
- امکان ثبت مشخصات عطف، پیرو و پیوست‌ها برای نامه ها
- ایجاد خودکار شماره نامه ها و صورت جلسات و شماره های سریال (اندیکاتور)
- انجام توزیع داخلی نامه های صادره، وارده، داخلی، پیشنویس و نیز صورت جلسات
- چاپ نهایی و صدور نامه های صادره
- تعیین سطح محرمانه بودن، فوریت ، شیوه ارسال و محدودیت های زمانی پاسخگویی نامه ها
- امکان scan و ایجاد فایل مورد مکاتبه به منظور بارگذاری و الصاق آن ها به مشخصات ثبت شده
- تعریف برخی فعالیت‌های خودکار همچون ارجاع خودکار رونوشت به مسئول چاپگر و مسئول بایگانی و . . .
- ارائه و کنترل دسترسی ها به کارتابل ها و در صورت لزوم انتقال محتوا به اشخاص مجا دیگر
- ارسال فایل تصویر نامه ها تسط email و یا fax
مدیریت کارتابل شخصی
- مشاهده مشخصات نامه ها و صورت جلسات دریافت شده و تصاویر مربوطه
- انجام ارجاعات با درج نوع ارجاع میزان فوریت و مهلت اقدام
- امکان کنترل اقدامات صورت گرفته برای ارجاعات
- ثبت اطلاعات اقدام نظیر نوع اقدام، زمان اقدام، شرح اقدام و غیره بر روی نامه ها و ارجاعات دریافت شده
- تائید پیشنویس توسط تهیه کننده نامه و ارجاع به دبیرخانه جهت صدور
- امکان کنترل پاسخگویی نامه ها براساس محدودیت های زمانی ثبت شده برای آنها
- امکان تعریف و استفاده از پوشه های شخصی جهت طبقه بندی مكاتبات
- وجود هشدار های لازم جهت یادآوری مهلت ها و محدودیت های زمانی برای پاسخگویی نامه ها
مدیریت پرونده ها و بایگانی
- ثبت مشخصات و مدیریت پرونده ها و درج موارد مکاتبات در پرونده ها
- امکان بایگانی کلیه نامه ها، صورت جلسات و پیوست ها
- جستجو و بازیابی منابع موجود در بخش بایگانی سیستم و مشاهده تصاویر آن ها
- تعیین و کنترل میزان دسترس پذیری اسناد بایگانی شده در سلسله مراتب سازمانی
- تعیین ظرفیت و سطح دسترسی كاربران به اسناد بایگانی
موارد متفرقه
- ارسال پیام فوری بین كاربران با امکان ضمیمه کردن هر نوع فایلی به آنها
- هشدار دریافت نامه به کاربر
- امکان پیگیری مکاتبات توسط طرف های خارجی از طریق internet
- دارای زیر سیستم امنیت به منظور معرفی کاربران و ارائه، سلب و کنترل دسترسی ها به اجزای سیستم
گزارشات
- گزارش سازمان ها، پست ها و افراد طرف مكاتبه
- گزارشات کلی از نامه ها و صورت جلسات تبادل شده
- گزارشات از روابط بین نامه ها به واسطه اطلاعات عطف و پیرو
- گزارشات کنترلی د رخصوص پاسخگویی ها و مهلت های پاسخگویی
- گزارش‌های اجرایی ، نموداری و مدیریتی
- گزارش گردش كلی مکاتبات در سازمان
- گزارش پییگیری و كنترل مكاتبات بین سازمان ها و واحد ها
- گزارش محتوای کارتابل های اشخاص
کلیه گزارشات امکانات جستجو ، فیلتر کردن، چاپ و ارسال به نرم افزار اکسل را دارا هستند
|
