|
نرم افزار پیشرفته مدیریت مدارک پروژه های مهندسی تحت وب
ویژگی های سیستم
سیستم پیشرفته مدیریت مدارک پروژه های مهندسی در انواع متفاوت تولید و
ارائه شده است :
1) برای سازمان های مشاور / پیمانکار
2) برای سازمان های کارفرما یا MC
3) برای استفاده مشترک و همزمان توسط سازمان کارفرما و مشاوران/
پیمانکاران در محیط Internet
از میان سه نوع فوق، نوع سوم نرم افزار حساب جامع حقیقتا قادر است روند
پیشرفت پروژه را تسریع کرده ، بوروکراسی غیر ضروری را حذف نموده و هزینه
ها را بسیار کاهش دهد.
سیستم مدیریت مدارک پروژه های مهندسی متشکل از دو زیر سیستم به نام های
سیستم کنترل مدارک و سیستم آرشیو اسناد می باشد. ارتباط ساختاری این دو
موجب افزایش توانمندی سازمان ها در مدیریت صحیح و استاندارد مدارک پروژه
می گردد. در سازمان های پروژه محور ، سیستم آرشیو اسناد بخشی از توان و
کاربری خود را در اختیار پروژه ها قرار می دهد و حتی بعد از اتمام پروژه
ها نیز اسناد باقی مانده در بانک اطلاعات سیستم منابع ارزشمندی برای
سازمان خواهند بود که به طور کنترل شده در اختیار کادر های سازمان قرار
می گیرند. ( جهت اطلاع از مشخصات سیستم آرشیو به بخش مربوط مراجعه کنید).
مدیریت مدارک پروژه ها از جمله اساسی ترین وظایف سازمان های مسئول در یک
پروژه مهندسی می باشد. بدون مدیریت صحیح گردش مدارک پروژه قادر به اتصال
فاز مهندسی به مراحل بعد یعنی مراحل خرید ، ساخت و نصب و راه اندازی
نخواهیم بود. در نرم افزار مدیریت مدارک پروژه ها سعی شده است ضمن ایجاد
امکانات و تسهیلات لازم در کلیه مراحل، اطلاعات مناسبی در اختیار سطوح
مدیریتی و کارشناسی سازمان ها قرار داده شود. امکان تعریف پروژه ها و زیر
پروژه های متعدد در یک پایگاه داده مشترک وجود دارد که برای هریک می توان
نظام کنترل مدارک مستقل و متمایز بنا نمود.
در بعد برنامه ریزی امکان گروهبندی مدارک و تعریف ساختار MDR برای
پروژه/زیر پروژه و ثبت مدارک برنامه ریزی شده در قالب آن ساختار و سپس
کنترل و اعمال پیشرفت مرحله ای مدارک در طول اجرای پروژه و نهایتا محاسبه
پیشرفت پروژه در تقسیمات اصلی و فرعی (قابل استفاده برای سطوح مختلف
مسئولین پروژه ) فراهم شده است.
در نرم افزار مدیریت مدارک بعد از بارگذاری فایل های الکترونیکی مربوط به
مدارک در سیستم آرشیو، امکان استفاده از محتوا و تصویر آن ها در موقعیت
های مختلف سیستم کنترل مدارک به وجود می آید . این امر کارشناسان پروژه
را در حین بررسی مدارک و آماده سازی پاسخ های لازم بسیار یاری می رساند و
میتوان گفت نیاز کمتری به توزیع فیزیکی مدارک بین افراد می باشد.
اتوماسیون مراحل توزیع داخلی مدارک، کامنت ها و پاسخ ها به منظور انجام
بررسی های کارشناسی ، ثبت نتایج کارشناسی توسط کارشناسان دیسیپلین ها و
سپس برداشت از آنها جهت آماده سازی کامنت یا پاسخ رسمی ، بار سنگینی را
از دوش مدیران پروژه برداشته است و بر دقت و سرعت کار مکاتبات افزوده
است.
در سازمان های پیمانکار (تولید کنندگان مدارک) جهت آماده سازی و نهایی
سازی مدارک، ابتدا درخواست و مشخصات مربوطه به دیسیپلین های مورد نظر
توزیع می گردد. کارشناسان دیسیپلین ها نسخ پیشنویس را آماده و تدریجا جهت
پیوست کردن به ترانسمیتال نهایی می نمایند. نفر ساعت صرف شده از طرف
کارشناسان دیسیپلین ها به ازای هر رویژن مدرک در سیستم ثبت شده و به این
ترتیب بخشی از میزان کار صرف شده برای تولید مدارک قابل محاسبه می گردد.
سیستم قادر است کار صرف شده برای تولید مدارک را با میزان تخمین زده شده
در برنامه مقایسه و وضعیت را در هر لحظه گزارش کند.
جزئیات مبادلات صورت گرفته حول مدارک، به آسانی قابل پیگیری است. از طرف
دیگر پاسخ پذیری تبادلات صورت گرفته بر اساس اطلاعات پایه مربوط به کد
های وضعیت صدور و پاسخ، کنترل شده و میزان تاخیرات طرفین محاسبه و اعلام
می گردد .
برای هر پروژه یا زیر پروژه می توان نطام کدینگ مستقلی تعریف نمود. با در
اختیار داشتن تعاریف مربوطه ،کد گذاری صحیح موضوعاتی نظیر مدارک،
ترانسمیتال ها، کامنت شیت ها، نامه ها، صورت جلسات و غیره از طریق سیستم
کنترل شده و امکان ایجاد ارتباط استاندارد بین ارکان پروژه فراهم می
گردد.
نرم افزار کنترل مدارک، دسترسی و کار کنترل شده با آخرین رویژن های مدارک
را تضمین نموده است . اگرچه همواره سوابق رویژن های مدارک و وضعیت های
مربوطه در تمام ابعاد قابل دسترسی و پیگیری است . جهت ذخیره سازی و
پردازش اطلاعات و فایل های مدارک از نرم افزار پایگاه داده اوراکل استفاده
گردیده است .
گزارشاتی از نوع هیستوگرام و نموداری، تصویر واقعی وضعیت پروژه در حال و
گذشته را به سرعت به مدیران منتقل می نماید. البته هر نوع گزارشی به
تناسب شرایط و نیاز مشتری قابل تهیه است و از پیش شکل و محتوی همه
گزارشات مورد نیاز قابل پیش بینی نبوده است.
امکانات جنبی نظیر fax ،Scan، email و messaging در سیستم گنجانده شده تا
موجبات راحتی و سرعت بیشتر را فراهم آورد.
امکانات سیستم ( نسخه پیمانکار )
اطلاعات پایه
- ثبت مشخصات پروژه ها و زیر پروژه ها
- ثبت مشخصات سازمان های پروژه(پیمانکاران ، کارفرما و ...)
- معرفی تیم های کارشناسی داخلی و اسامی کارشناسان و مدیران
- معرفی نمایندگان مسئول سازمان ها در پروژه
- معرفی موضوعات کد گذاری در پروژه
- ارائه ساختار کد گذاری موضوعات تحت کنترل
- معرفی و مقدارگذاری انواع کد های وضعیت استاندارد و معمول در امور کنترل مدارک
- معرفی نحوه شماره دهی رویژن های مدارک
- مقدار دهی پارامتر های ثابت سیستم
برنامه ریزی و کنترل
- گروهبندی مدارک و معرفی ساختار درختی برنامه ی تولید،صدور و تایید مدارک پروژه / زیرپروژه ( MDR )
- ثبت مدارک برنامه ریزی شده در قالب ساختار MDR
- تنظیم میزان پیشرفت هر کدام از مداک
- محاسبه پیشرفت پروژه برای سطوح معرفی شده در MDR
مدیریت گردش داخلی مراسلات و مدارک
- توزیع درخواست و مشخصات مدارک پیشنویس به دیسیپلین ها جهت آماده سازی مدارک نهایی
- ثبت نفر ساعت صرف شده برای تولید مدارک در دیسیپلین ها و مقایسه با میزان تخمین زده شده در برنامه
- ثبت مشخصات ترانسمیتال ها و ضمیمه سازی مدارک تولید شده
- ثبت و توزیع کامنت ها و یا پاسخ های دریافت شده بین تیم های کارشناسی داخلی
- ثبت نتایج بررسی ها توسط کارشناسان دیسیپلین ها
- جمع بندی و آماده سازی جواب های رسمی نسبت در خصوص کامنت ها جهت صدور به طرف مقابل
گزارش ها
- آمار کلی مدارک پروژه
- آمار کلی ارسال ها و دریافت های صورت گرفته
- آمار های کلان و یا تفصیلی پیشرفت مدارک
- هیستوگرام مقایسه ای برنامه و آمار وصول و پاسخگویی مدارک از ماه های قبل تا به حال
- هیستوگرام عملکرد کارشناسان داخلی از ماه های قبل تا به حال
- نمودار مقایسه ای برنامه و آمار واقعی وصول مدارک
برنامه های جنبی
- تصویر برداری مدارک
- بارگذاری فایل مدارک
- ارسال و دریافت پیغام
|
